NUMERISATION DE DOCUMENTS : POURQUOI RECOURIR A CETTE SOLUTION ?

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NUMERISATION DE DOCUMENTS : POURQUOI RECOURIR A CETTE SOLUTION ?

La numérisation de documents est aujourd’hui devenue une solution de plus en plus recommandée pour les entreprises. Bien au-delà d’un simple scan, ce processus requiert à la fois des outils, une méthodologie et bien sûr des compétences humaines.

L’objectif est avant tout de favoriser les échanges de documents dématérialisés et ainsi de faciliter leurs gestion : le classement, le tri, l’archivage, la restitution, etc. Voici quelques explications pour en savoir davantage sur ce processus.
 

Numérisation de documents : en quoi cela consiste-t-il ?

La numérisation désigne, en effet, le procédé informatique qui permet de transformer un élément physique en une suite de données digitales. Souvent associé à la dématérialisation qui consiste à remplacer un support papier par un fichier digital, ce processus constitue un premier pas incontournable vers la transition numérique.

La numérisation de documents permet donc créer une copie numérique d’un document original (au format papier) qui sera exploitable et accessible en ligne. Elle permet ainsi d’optimiser la gestion des documents, en renforçant leur sécurité et en facilitant leur accès.

Les avantages de la numérisation de documents

Les entreprises et organisations d’aujourd’hui sont amenées à jongler avec une grande quantité de documents de tout type :

  • Bons de commande,
  • Contrats,
  • Factures,
  • Publications diverses,
  • Relevés de comptes,
  • Etc.

Et ce procédé offre justement des avantages certains pour la gestion des documents, depuis leur acquisition jusqu’à à leur archivage et leur traitement. Pour toute entreprise, l’automatisation en totalité ou en partie des tâches liées à la production, le traitement, le suivi, le stockage et la diffusion des documents permet de :

  • Gagner en temps et en productivité considérable
  • Economiser sur le personnel, et l’achat de consommables (papier, encre, etc.)
  • Libérer de l’espace dans les locaux
  • Sécuriser et protéger les données

En effet, un nombre croissant d’entreprises privilégient aujourd’hui l’utilisation de fichiers numériques plutôt que de documents sur support papier. Et c’est avant tout parce que le processus leur permet d’augmenter leur productivité.

Grâce à la numérisation de documents, les collaborateurs ont facilement accès aux données qu’ils recherchent, à tout moment.  En plus de faciliter les échanges de fichiers, ce procédé donne également la possibilité de travailler ensemble, même à distance.

Le stockage des fichiers numériques permet, par ailleurs, d’économiser de l’espace et ainsi d’éviter l’encombrement engendré par les documents papiers.  De ce fait, les dépenses pour les consommables d’impression, l’achat de papiers, … sont considérablement réduits.

Enfin et non le moindre, la numérisation est indispensable pour la protection informatique des données. Elle permet de mettre les documents papiers à l’abri de dégâts des eaux, d’un risque d’incendie, de vols, etc.

Procéder à la numérisation de documents

La numérisation de documents est un procédé complet qui nécessite la mobilisation de moyens matériels, techniques et humains. Pour ce faire, il faudra passer par différentes étapes :

  • Préparation des documents

Bien sûr, il faut commencer par cerner les vrais besoins de l’entreprise en matière de numérisation de documents. Cela permet de définir les matériels à utiliser, les logiciels de traitements appropriés, etc.

Il faut ensuite passer par la préparation des documents qui consiste, entre autres, à les trier, à enlever les agrafes, trombones, etc. Les documents seront alors prêts pour le traitement par les scanners.

  • Numérisation des documents

Une fois prêts dans le centre de numérisation, les documents sont traités avec des outils spécifiques permettant d’extraire automatiquement les informations des documents.

Ces informations seront alors utilisées comme métadonnées descriptives et permettront de faciliter la recherche d’un document dans une GED (Gestion électronique de documents), par exemple.

Notons par ailleurs qu’une intervention humaine de vidéocodage est toujours nécessaire pour une vérification  rapide des informations dans les documents. Il faudra ensuite passer par un contrôle qualité rigoureux sur un échantillon représentatif de documents, afin de valider définitivement les documents numérisés et procéder à la mise en ligne.

  • Restitution des versions numériques et archivages

Enfin, les documents sont restitués à l’identique puis archivés auprès d’un prestataire spécialisée dans l’archivage ou, tout simplement, en interne dans l’entreprise.

Selon leur usage, les dossiers numériques peuvent être intégrés dans une GED (Gestion électronique de documents) ou dans un Système d’information métier (CRM, SIRH, etc.)

Faire appel à un prestataire spécialisé dans la numérisation de documents

Comme l’avons mentionné, la numérisation de documents est un processus qui nécessite à la fois des outils, une méthodologie et des compétences humaines.  Pour cela, le recours à un prestataire spécialisé dans le domaine est recommandé pour toute entreprise devant procéder à des travaux de numérisation.  Etant donné que les matériels et les logiciels de traitements sont assez onéreux, il est plus rentable de confier les tâches à des professionnels en externe.

L’externalisation de la numérisation offre, en effet, des avantages indéniables aux entreprises. C’est incontournable notamment dans cadre de la mise en place d’une GED (Gestion électronique de document) et la mise en place d’un système d’archivage numérique.

En revanche, un expert de la numérisation maitrise bien son métier. Il sait bien que la numérisation ne doit pas être vécue comme une obligation, mais plutôt un accompagnement. Cette démarche doit, dans tous les cas, s’intégrer dans la politique globale de l’entreprise en question.

Sachez d’ailleurs que si vous confiez la mission de numérisation à vos équipes internes, la notion de qualité s’en trouvera certainement affectée. C’est logique puisque vos salariés ont aussi un objectif de productivité. De plus, cette démarche sera complexe pour un non-initié.

Ainsi, faire appel à un prestataire spécialisé dans la numérisation de documents, c’est l’assurance d’un accompagnement efficace et fiable. Cela vous garantira une démarche professionnelle, qualitative et complète.

Numérisation de documents, GED, archivage : procédés indissociables

La numérisation de documents fait partie intégrante du processus de mise en place d’une Gestion électronique de documents (GED). Cette dernière, quant elle, reste un procédé incontournable dans la mise en place d’un système d’archivage numérique.

Quel que soit le volume de vos documents à numériser, ce processus permet à la fois de sécuriser vos données et de faciliter l’accessibilité, grâce à leur indexation.

Dans le cadre d’une transition numérique, seul un expert comme EVERIAL est en mesure de vous accompagner de A à Z dans une démarche de dématérialisation globale.  En partant de la numérisation des documents, il peut également vous guider vers une Gestion électronique de documents.

Qu’il s’agisse d’archivage numérique, de GED ou de numérisation de documents, le recours à un prestataire spécialisé permet de mettre en place une nouvelle organisation pour transformation digitale réussie. Bref, cela vous permet de gagner en efficacité et en simplicité.

Incontournable pour les entreprises d’aujourd’hui, les processus de numérisation de document, de GED et d’archivage sont indissociables. Mais cela nécessite l’intervention d’un expert. C’est pourquoi EVERIAL se donne la mission de vous accompagner.