26 Août Numérisation de documents : quels intérêts pour les entreprises ?
Le monde digital évolue en permanence et ouvre toujours de nouveaux horizons pour les entreprises. Il est désormais possible pour une entreprise de numériser l’ensemble de ses documents professionnels. En revanche, si certaines organisations sont passées au « zéro papier », d’autres hésitent encore à franchir le pas.
Vous aussi, vous n’êtes pas encore totalement décidée ? Alors, pour vous aider à agir en conséquence, voici quelques bonnes raisons de procéder à la numérisation de vos documents d’entreprise.
Pour gagner de l’espace dans vos locaux
La numérisation de vos documents d’entreprise vous permet avant tout de gagner de l’espace dans vos locaux professionnels. En effet, au fil des années, les papiers rangés dans des classeurs ou des dossiers prennent en fin de compte une place considérable. Et généralement, il fallait plusieurs étagères pour les agencer. Mais grâce à la numérisation de documents, vous réduirez l’encombrement dans vos bureaux, puisque les fichiers et les données sont stockés dans un Cloud.
Pour préserver l’environnement
La digitalisation de vos documents professionnels reste également un bon moyen de participer à la préservation de l’environnement. En numérisant les documents papiers, votre entreprise va limiter sa consommation de feuilles, ce qui constitue un processus favorable à l’écologie. Désormais, l’impression d’un document ne se fera plus qu’occasionnellement au sein de votre entreprise.
Cette réduction des impressions implique inévitablement la réduction de votre consommation d’énergie, et donc une empreinte carbone moins importante. Autrement dit, l’énergie nécessaire pour l’impression de centaines ou des milliers de documents sera désormais économisée.
Pour faire des économies significatives
En plus d’être favorable à la transition écologique, la numérisation des documents de votre entreprise permettra également de faire des économies importantes sur le consommable : encres, papiers, etc. Le gaspillage de papier est peu à peu éliminé. Grâce à ce procédé, vous pourrez aussi réduire largement votre parc d’imprimantes, ce qui vous donne la possibilité de faire des économies supplémentaires.
Pour une meilleure accessibilité aux documents
La numérisation de documents vous aide également à trouver plus rapidement et plus facilement les informations et les données que vous recherchez. Vous n’êtes plus obligés de chercher un document en feuilletant les pages entre les différents classeurs. Quelques clics suffisent pour accéder au bon document. Par conséquent, votre entreprise gagne un temps considérable, à condition, évidemment, de catégoriser et classer correctement les dossiers avec un plan de nommage pertinent.
Pour accéder à vos documents à tout moment
Emmener toujours avec soi l’ensemble des documents papiers est bien entendu impossible. Il est peut être envisageable de transporter un classeur, mais pas beaucoup plus, car ce serait trop encombrant et trop lourd. C’est ainsi que la numérisation de documents et le stockage Cloud prennent tout leur sens : les informations sont accessibles à tout moment, de n’importe quel endroit. Il suffit d’avoir avec soi une connexion internet. Cette solution est donc très pratique, notamment pour les utilisateurs qui se déplacent régulièrement.
Pour favoriser le travail d’équipe
En plus de faciliter l’accès aux données, cette démarche de numérisation des documents assure également une meilleure collaboration entre les utilisateurs. Plusieurs collaborateurs peuvent accéder au même document, en temps réel. De plus, les modifications apportées au document sont alors instantanément visibles par les autres utilisateurs qui y ont accès. Tout cela favorise le travail collaboratif, loin des contraintes géographiques ou temporelles.
Pour une atmosphère de travail plus agréable
Ce processus de numérisation de documents entraine aussi de nouvelles atmosphères et des conditions de travail plus agréables. Du fait que les utilisateurs passent moins de temps à chercher les documents, ils pourront se focaliser davantage sur leurs missions principales. Ils peuvent désormais accéder à distance et plus facilement aux documents. C’est indispensable, surtout à l’heure où le télétravail est devenu une pratique très répandue.
Pour réussir sa transformation numérique
Toutefois, la numérisation ne doit être qu’une étape de votre transformation digitale. Pour le stockage, la gestion et la conservation sécurisée de vos documents, il faudra passer également par la mise en place d’un système d’archivage numérique et de Gestion Electronique de Documents (GED).
Rappelons qu’un SAE (système d’Archivage Électronique) vous permet de mieux organiserla conservation,garantir l’intégrité etassurer la disponibilité des documents en cas de besoin : contrôle, litiges, etc. Ce procédé est important pour bien sécuriser les documents, sans possibilité de piratage.
Espace de travail moins encombré, gain de temps considérable, économies d’énergie, préservation de l’environnement, etc… Les avantages de recourir à la démarche de numérisation de documents sont donc nombreux.
C’est pourquoi chez EVERIAL Maurice, nous vous proposons de vous accompagner dans votre transition digitale, en matière d’archivage numérique, de numérisation de documents ou de GED. De l’étude de vos besoins jusqu’à la mise en place du dispositif adapté, nous sommes à votre service.