Numérisation de documents : comprendre les étapes

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Numérisation de documents : comprendre les étapes

Votre entreprise se prépare à se lancer dans un projet de numérisation de documents et d’archivage numérique. Mais pour que le processus se fasse dans les meilleures conditions possibles, il faut passer par différentes étapes.

De la mise en place du projet jusqu’à l’archivage de vos documents numérisés, voici les phases du processus de dématérialisation.

Identification des besoins et définition des objectifs

Pour mener à bien votre projet de numérisation, il faut avant tout déterminer les besoins et définir les objectifs : voulez-vous numériser les documents pour des raisons de sécurité, administratives, pour gagner de l’espace ou pour d’autres raisons ? Dans tous les cas, les avantages de la GED sont nombreux. Mais cette première étape consiste également à déterminer, entre autres, les coûts du projet, les ressources nécessaires à sa réalisation, ainsi que sa durée.

Préparation et sélection des documents à numériser

Une fois que les objectifs sont définis, il convient de préparer et choisir les documents à dématérialiser. La sélection des documents à numériser doit se faire selon :

  • La fréquence de consultation et d’utilisation,
  • L’état de dégradation,
  • Les durées de conservation,
  • La confidentialité du document,
  • Entre autres.

Puisque chaque structure a des priorités différentes, il est toujours judicieux de recourir à un spécialiste de la numérisation et de l’archivage professionnel. Seul un expert est en mesure de vous accompagner et de vous offrir la solution la plus adaptée aux besoins de votre entreprise, y compris l’élaboration du cahier des charges.

Selon vos ressources (humaines, financières, espaces de stockage), notre équipe chez EVERIAL peut vous aider dans le choix des documents à prioriser. D’ailleurs, il n’est pas forcément nécessaire de dématérialiser intégralement un fonds documentaire. Vous pouvez le faire progressivement. Tout dépend de vos besoins.

Sachez également qu’il est possible de débuter un projet de numérisation par un premier traitement des documents jugés prioritaires. Après, vous pouvez passer par des numérisations « à la demande » qui seront réalisées au fur et à mesure de vos besoins. Ainsi, nous élaborons ensemble avec vous un planning de réalisation.

Analyse des ressources nécessaires

Cet examen consiste à établir l’inventaire des ressources financières, humaines et matérielles que vous possédez ou que vous pouvez mobiliser. La considération de tous ces éléments permet, en effet, de déterminer le coût, la durée et l’ampleur du projet de dématérialisation.

Avec cette étape, l’objectif est de voir si les ressources de votre entreprise sont en adéquation avec les besoins (manque, suffisance, etc.). Bref, nous analysons vos atouts et vos limites pour la réalisation du projet.

Cette analyse permet de juger de la nécessité d’externaliser votre projet de numérisation. En cas de besoin, vous pouvez alors confier les tâches à EVERIAL, votre prestataire spécialisé dans la dématérialisation, la GED et l’archivage numérique.

Numérisation et conservation des documents

L’étape suivante est la numérisation proprement dite, qui consiste à traiter les documents de façon automatisée. Ce processus permet non seulement d’avoir des métadonnées identifiables et localisables, mais aussi de catégoriser les données selon leur typologie. Si besoin, il est également possible de les transformer en documents modifiables.

Les experts en dématérialisation vont ensuite procéder au vidéocodage pour vérifier rapidement les erreurs éventuelles et la cohérence logique des informations.  Une fois que ce traitement supplémentaire est achevé, il faudra penser aux solutions de stockage appropriées. En effet, la conservation des documents numérisés doit se faire selon les exigences de chaque entreprise. Et c’est là que l’intervention d’un prestataire spécialisé prend aussi tout son sens. Dans tous les cas, la mise en place d’un système de stockage et de conservation permettra de rendre quasi-instantané l’accès aux documents.

L’entreprise en question peut ensuite opter pour la GED (Gestion Électronique de Documents) qui est destiné à faciliter la recherche d’informations. Les documents peuvent être ainsi consultés ou exploités facilement au quotidien. Tout est étudié en fonction des besoins de classement, de confidentialité et d’accessibilité.

En même temps, il est aussi possible d’archiver les documents dans un SAE (système d’archivage électronique), qui permet plutôt de garantir la pérennité, l’intégrité et la confidentialité des documents probants. Un dernier contrôle est ensuite effectué sur l’ensemble des documents numérisés.

Traitement des originaux papiers

Une fois toutes ces étapes de dématérialisation effectuées, la dernière phase est  l’archivage physique des originaux papiers. Sachez que ces derniers peuvent être pris en main par un organisme spécialisé comme EVERIAL pour être archivés dans un espace de stockage professionnel.  Mais en cas de numérisation fidèle, les documents papiers peuvent être aussi restitués à l’entreprise ou détruits.

Mais il faut toutefois savoir que, pour les petites entreprises, l’archivage de documents peut se faire plus facilement, puisqu’elles ont moins de documents papiers. Le système à mettre en place et l’accessibilité des documents restent donc plus simples.

En revanche, en confiant vos archives physiques à un prestataire spécialisé, votre entreprise gagne toujours du temps et économise de la place dans vos locaux. Vos équipes vont alors se concentrer sur leur cœur d’activité et seront ainsi plus productives.

Comme nous venons de le voir, les démarches sont souvent longues et complexes dans le domaine de la numérisation, la gestion électronique de documents (GED) et l’archivage physique ou numérique. Ainsi, il est toujours mieux d’être accompagné. En faisant appel à EVERIAL, votre professionnel de la transformation digitale, vous avez l’assurance d’avoir des solutions réellement adaptées aux besoins de votre entreprise.