02 Août Numérisation et archivage de documents professionnels : nos conseils
Le digital fait aujourd’hui partie du quotidien de chacun d’entre nous, aussi bien dans la vie professionnelle que personnelle. En plus de favoriser la communication entre individus, il permet de faciliter et d’optimiser la gestion de documents professionnels.
Au sein d’une entreprise, la numérisation de documents joue donc un rôle clé non seulement en matière d’organisation, mais aussi en termes de coût de gestion administrative. Alors, nous vous livrons ici quelques explications, avec de précieux conseils pour mener à bien la numérisation et la sécurisation de documents dans les différents services de votre structure.
La numérisation pour assurer la sécurisation de documents
Toute entreprise a évidemment une bonne quantité de documents administratifs au format papier en sa possession. Il peut s’agir de factures, contrats, données RH, bilans comptables et autres documents qu’elle doit conserver et gérer pour assurer leur rouage au quotidien. Seulement, le risque de dégradation ou de perte de documents reste toujours élevé, en cas de déménagement ou de sinistre. La numérisation se présente alors comme un excellent moyen d’assurer la conservation de documents en toute sécurité et confidentialité.
Effectivement, conserver et protéger vos documents importants est aujourd’hui possible, grâce à des espaces de stockage bien sécurisés dans un système d’archivage numérique de données. Le processus de numérisation et d’archivage professionnel permet de faciliter et contrôler l’accès des employés aux documents.
Le mieux est donc de passer avant tout par la numérisation de documents à valeur probante, avant de procéder à l’archivage électronique. Et pour cela, seul le recours à un professionnel de la dématérialisation et de l’archivage pourra vous assurer un résultat satisfaisant. Un expert en la matière est en mesure de vous proposer la solution la plus adaptée à vos contraintes métier.
Le procédé de numérisation et d’archivage : les étapes clés
Pour conserver vos documents numérisés, l’archivage électronique reste la solution idéale et fiable. Cela consiste notamment à stocker vos documents numériques d’entreprises de manière sécurisée, permettant de se protéger contre l’usurpation, le virus, le vol ou le piratage de données. Déclaration fiscale et sociales, bulletins de paie, contrats de travail, etc… tous vos documents importants peuvent être conservés de façon sécurisée.
Ainsi, les démarches administratives internes souvent pénibles deviennent plus faciles et nécessitent moins de temps. Par ailleurs, les documents numérisés et archivés seront évidemment certifiés conformes aux originaux papiers, et peuvent constituer de preuve légale en cas de contentieux, par exemple.
Le procédé de numérisation passe par plusieurs phases. La première étape consiste en une analyse des risques. Il s’agit surtout d’évaluer les contraintes budgétaires et d’analyser l’organisation des fonds documentaires de votre entreprise. Ensuite vient l’étape du tri et de la sélection des documents à numériser et à conserver. Après, on procède à la numérisation des données à l’aide d’un scan, avant que celles-ci soient indexées.
Une fois que l’étape de la numérisation proprement dite est terminée, vos documents numérisés et archivés seront désormais consultables par les utilisateurs et peuvent être restitués à tout moment. Rappelons que pour tout le processus, il est toujours recommandé de faire appel aux services d’un spécialiste en dématérialisation.
Les autres avantages de la numérisation de documents
Comme nous l’avons évoqué, la numérisation de documents se présente avant tout comme une solution innovante permettant d’assurer la sécurité des données d’une entreprise. Les espaces d’archives dédiés à cet effet offrent de nombreuses garanties, y compris la restitution rapide en cas de détérioration, de vol ou de perte.
Par ailleurs, numériser et archiver vos documents reste aussi un excellent moyen de protéger votre identité. Notons qu’il est possible de produire un certificat de conformité de votre identité et qui a une valeur juridique en cas d’usurpation. Ainsi, la numérisation et l’archivage de documents professionnels offrent une parfaite intégrité à vos données et vous donnent la possibilité de produire des preuves en cas de litige. C’est un processus indispensable, car aujourd’hui l’archive numérique a désormais la même valeur juridique que les documents papiers. Cela permet donc de prévenir les failles des systèmes de stockage traditionnels.
Dans le cas des solutions électroniques de stockage, les données numériques sont conservées de façon fiable et peuvent être restituées dans son intégrité à tout moment, jusqu’à expiration du délai de prescription. L’archivage numérique permet d’attribuer aux données un caractère probant, et ainsi de mettre en place des procédures et des moyens techniques de manière à garantir la confidentialité des informations sensibles.
Se faire accompagner pour réussir la numérisation
La numérisation de documents est un procédé dont la mise en place nécessite à la fois des compétences humaines, une méthodologie et des outils performants. Pour cette raison, se tourner vers un expert en la matière reste l’alternative idéale pour toute entreprise qui souhaite réussir ce processus. Du fait que les matériels de traitement sont généralement coûteux, il est plus rentable d’externaliser la numérisation et l’archivage de documents.
Seul un prestataire spécialisé a les compétences pour vous proposer la formule de numérisation et d’archivage numérique la plus adaptée à votre entreprise.
C’est pourquoi EVERIAL, spécialisé dans la numérisation, la GED et l’archivage professionnel, se donne la mission de vous accompagner dans ce sens. Notre équipe vous aide avant tout à identifier et évaluer vos besoins en adéquation avec votre métier et de votre domaine d’activité.
Par la suite, nous déterminerons ensemble avec vous les documents à numériser et à archiver. Nous veillerons à ce que les processus de gestion de vos documents soient adaptés à vos processus métier, pour que vos collaborateurs puissent en profiter pleinement. L’objectif est d’alléger autant que possible votre charge de travail et de simplifier vos tâches.