Gestion électronique des documents (GED) : pourquoi recourir à ce système ?

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Gestion électronique des documents (GED) : pourquoi recourir à ce système ?

À l’heure où la transition numérique est devenue incontournable, de plus en plus d’entreprises choisissent d’adopter la gestion électronique de documents (GED). La raison en est que ce procédé leur offre une amélioration considérable de leur système de gestion. La GED n’a d’ailleurs cessé de prouver son efficacité : réduction des coûts et du temps de traitement documentaire, etc.

Vous n’êtes pas encore convaincu de la nécessité de recourir au système de GED ? Voici les principales raisons pour le mettre en place.

Réduction des coûts

La gestion électronique de documents permet de limiter les coûts liés au traitement traditionnel de l’information : achat d’imprimantes, impression, consommation de papier et d’encre, etc. Mais elle offre également la possibilité de réduire le temps de traitement et donc d’augmenter le temps de productivité. D’ailleurs, une bonne partie des pertes de productivité est liée aux problématiques de documents. La GED se présente alors comme une solution idéale pour pallier ces pertes.

Optimisation de la communication interne

La GED joue aussi un rôle capital dans la réduction du flux d’informations imprimés que les collaborateurs reçoivent au quotidien. Grâce à ce système, les employés ont l’assurance qu’ils peuvent accéder à tout moment aux informations et que les  documents sont mis à jour en temps réel et simultanément par les collaborateurs. Par ailleurs, cet outil reste aussi un très bon moyen d’offrir à chacun un accès personnalisé aux informations : modification, gestion des droits d’accès, etc. La gestion électronique de documents contribue ainsi à limiter les frustrations et les confusions qui risquent d’altérer la communication interne.

Hausse de la productivité

Puisque la GED rend les informations beaucoup plus accessibles, les longues attentes et la complexité du processus font place à la rapidité, la simplicité et l’efficacité. Grâce aux fonctions de recherche rapide, les équipes peuvent accéder aux documents numérisés, où qu’ils soient et en temps réel. Chaque employé peut alors travailler en mode collaboratif, ce qui amène à l’amélioration de leur productivité et de leur prise de décision.

Amélioration du service à la clientèle

Cette hausse de la productivité des salariés aura une répercussion positive sur le service client de l’entreprise. Avec un système de GED, les clients peuvent, en effet, accéder rapidement et en toute confidentialité aux documents qu’ils cherchent. Tout comme l’entreprise en question, les clients peuvent eux aussi consulter les informations dont ils ont besoins, et cela à tout moment et n’importe où. Ce système est donc avantageux aussi bien pour les entreprises que pour les clients.

Fiabilité du contrôle qualité

Grâce au système de gestion électronique de documents, chaque utilisateur a l’assurance que chaque document n’est disponible qu’en un seul exemplaire. Donc, terminé les confusions engendrées par les doublons. Adieu également les classements hasardeux,  car les documents sont parfaitement organisés selon une charte réglementée. Ainsi, la lisibilité, la fiabilité et l’exploitabilité des données sont assurées.

Sécurisation des documents

Une entreprise qui dispose d’un système de GED a l’assurance d’avoir des documents sécurisés. Cet outil permet de réduire au maximum les risques liés à l’oubli de sauvegarde, la détérioration, l’accès non autorisé ou encore la perte des documents. En effet, toutes les actions des utilisateurs sont contrôlées et sauvegardées dans l’historique des activités utilisateur. Une fois que le cycle de vie des documents prend fin, une opération d’archivage numérique peut être engagée.

Ecoresponsabilité

Un logiciel de GED se présente également comme une véritable solution dans la réduction des flux de papiers, car cela rentre dans le cadre d’une stratégie d’entreprise plus verte. La diminution de l’impact des consommations de papiers sur l’environnement est de nos jours un enjeu considérable pour les entreprises, non seulement à l’île Maurice, mais partout dans le monde. Il s’agit, de ce fait, d’un système qui va favoriser une image de marque plus positive et plus forte.

La gestion électronique de documents (GED) permet ainsi une réduction des coûts, car la consommation de papier et d’encre est limitée. Nul besoin d’imprimer les documents en permanence. Tout cela sans parler du fait que l’utilisation de mobilier pour contenir les documents n’est plus forcément nécessaire, ce qui va libérer de l’espace dans vos locaux.

Conseils pratiques

Si la GED présente de nombreux avantages indéniables, sa mise en place nécessite, par contre, l’intervention d’une équipe qualifiée, avec du matériel informatique performant. C’est pour cette raison d’ailleurs que de nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui d’externaliser la gestion de documents.

Ainsi, EVERIAL propose de vous accompagner dans ce processus qui vous permet de gagner en flexibilité et en compétitivité. Nous pouvons nous charger de toutes les étapes liées à la mise en place et la gestion de votre système de GED.

Si vous prévoyez maintenant d’adopter un système de GED, faites appel à notre équipe pour que sa mise en place soit réussie.