GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) : AU CŒUR DE LA TRANSTION NUMERIQUE

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GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) : AU CŒUR DE LA TRANSTION NUMERIQUE

La gestion électronique des documents (GED) joue un rôle majeur au sein des entreprises d’aujourd’hui, puisqu’il s’agit d’un composant fondamental clé de la transition numérique.  

Incontournable pour une transformation numérique réussie, ce processus permet de gagner en temps, en productivité et en efficacité. Alors en quoi consiste la gestion électronique des documents ? Qu’apporte-t-elle concrètement aux entreprises ? Comment fonctionne-t-elle ? Explications.

La gestion électronique de documents : qu’est-ce c’est ?

La gestion électronique des documents ou GED est un procédé informatique permettant de gérer tous les documents au sein d’une entreprise. Elle concerne toutes les opérations et actions liées à cette gestion électronique, de la conception à l’archivage numérique, jusqu’au traitement, à l’exploitation et à la diffusion des informations. Tout le processus de vie d’un document est donc pris en compte.  C’est pourquoi ce système se présente comme un élément clé de la transformation numérique des entreprises d’aujourd’hui.

En bref, la GED permet :

  • la création de documents numériques,
  • la gestion numérisée de ces documents,
  • la conservation et l’archivage de vos documents dans un lieu de stockage sécurisé et accessible.
  • le partage et transfert plus faciles des documents (en interne ou en externe)

Comment la GED fonctionne-t-elle ?

La gestion électronique des documents se fait par le biais d’un logiciel de gestion dédié. Disponible via un serveur local ou en mode SaaS, ce logiciel permet à tous les collaborateurs d’accéder aux documents selon les règles fixées au préalable par l’entreprise.  

Le logiciel en question répond généralement à toutes les problématiques de gestion associées au cycle de vie du document.

Ainsi, parmi les fonctionnalités d’un logiciel de GED, on retrouve :

  • La sauvegarde des documents
  • Indexation automatique des documents
  • Le stockage de plusieurs versions d’un document
  • Recherche rapide, en texte intégral
  • Diffusion des documents
  • Modification des documents
  • Suppression définitive d’un document

Par ailleurs, le processus de gestion électronique comprend ces différentes étapes visant à mener à bien la dématérialisation des vos documents en entreprise :

  • L’acquisition ou la numérisation des documents : il s’agit des documents papiers à numériser. Notons par contre que cela ne consiste pas en un simple scan, mais en une vraie transformation en documents numérique via un logiciel OCR.
  • Le traitement : une fois numérisés, les documents doivent être, classifiés, indexés, référencés, afin qu’on puisse les trouver plus facilement.
  • Le stockage : après le traitement, des documents doivent être stockés de façon sécurisée. Le stockage doit pouvoir recevoir le volume les documents numériques.
  • La diffusion : les documents doivent être accessibles, mais il faut également établir des droits d’accès et de modification, selon le type et la confidentialité des documents.

Afin de satisfaire aux obligations légales relatives à l’archivage, certains documents doivent être conservés jusqu’à plusieurs dizaines d’années. C’est pourquoi il est indispensable de les stocker de façon sécurisé et dans le total respect des normes.

Confier les tâches à une entreprise spécialisée en GED : quels avantages ?

De plus en plus d’entreprises basculent peu à peu vers la numérisation de leurs documents. C’est un processus incontournable. En revanche, cette transition est indissociable de la mise en place d’une GED pour mieux organiser et notamment automatiser la gestion des documents.

Ainsi, en choisissant de confier la gestion électronique de vos documents à un prestataire spécialisé, votre entreprise profitera pleinement de tous les avantages de ce système :

  • Un gain de temps considérable : au quotidien, les collaborateurs peuvent accéder facilement et immédiatement aux documents qu’ils cherchent. Ils gagnent ainsi du temps mais aussi en productivité et en efficacité.
  • La réduction des coûts de traitement : la numérisation des documents permet de réduire, voire supprimer les coûts d’impression. Cela implique également la réduction des coûts d’utilisation de consommables comme le papier et l’encre. Cela s’inscrit donc dans une démarche de développement durable permettant de réduire leur impact environnemental.
  • La sécurisation des documents : l’accès aux informations et données est bien sécurisé et mieux contrôlé. Aussi, il devient plus facile de choisir les droits d’accès et de modification selon la nature du document.
  • La centralisation et le suivi des données sont largement plus faciles avec La GED. Les collaborateurs peuvent toujours accéder aux informations en temps réel. Cela permet de mieux gérer tout le cycle de vie des documents.

Mise en place d’une gestion électronique de documents : quelles étapes ?

Pour mettre en place une GED, il vous faut évidemment et avant tout identifier vos réels besoins en gestion documentaires ainsi que les objectifs.

Voici donc les différentes étapes :

  • Cerner les besoins et élaborer le cahier des charges : il est indispensable de bien identifier les besoins et faire un état des lieux de l’existant. Cela permet d’établir un cahier des charges en cohérence avec vos objectifs.
  • Choisir la solution de gestion appropriée : une fois que le cahier des charges est rédigé, il vous faut choisir solution de gestion qui saura répondre à vos besoins. Pour cela, Everial, votre prestataire spécialisé dans la GED, est à votre service pour vous accompagner tout au long du processus.
  • Mettre en œuvre la solution : l’étape suivante consiste à mettre en œuvre le logiciel de gestion, puis former vos collaborateurs à l’utilisation du logiciel.

Pour ne rien laisser au hasard quant au déploiement de votre projet GED, faîtes appel à notre équipe d’experts chez Everial. Mais nous sommes là également pour vous apporter la solution qui vous convient en matière d’archivage numérique et physique, ou encore la numérisation de documents.