GESTION DES ARCHIVES PHYSIQUES EN ENTREPRISE : CE QU’IL FAUT SAVOIR

Everial Archivage

GESTION DES ARCHIVES PHYSIQUES EN ENTREPRISE : CE QU’IL FAUT SAVOIR

Votre entreprise, dans ses rouages quotidiens, est amenée à faire en permanence de l’archivage physique. C’est incontournable car vous produisez presque tous les jours de nouveaux documents essentiels au bon fonctionnement de votre activité. Dans tous les cas, la loi elle-même l’exige. 

L’archivage est donc indispensable, voire inéluctable. En revanche, sa bonne gestion ne va pas de soi. Alors, en quoi les archives physiques consistent-elles ? Pourquoi sont-elles importantes ? Comment s’assurer que leur gestion soit irréprochable ? Explications et conseils.

Les archives physiques, c’est quoi selon la réglementation ?

Selon la loi, les archives sont définies comme « l’ensemble des documents, quelle que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».

Par ailleurs, la loi distingue 3 types d’archives physiques :

  • Les archives courantes qui sontlespaperasses relatifs aux affaires courantes et donc à conserver dans le bureau. Il s’agit des documents qu’on peut à tout moment exploiter puisqu’ils contiennent les informations essentielles au bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise.
  • Les archives intermédiaires concernent plutôt les documents à placer dans des lieux de conservation et qui restent toutefois consultables de façon ponctuelle. Pour cela, elles doivent être stockées selon leur durée légale de conservation spécifique. Après avoir satisfait aux obligations légales, les archives intermédiaires peuvent être détruites.
  • Les archives définitives ou à valeurs historiques sont des documents dont la durée de conservation n’a pas de limitation. Il s’agit des documents relatifs à l’histoire de l’entreprise et à la conservation du patrimoine.

Ces différents types d’archives illustrent bien les catégories de documents issus du fonctionnement et de la vie de l’entreprise.

Gestion des archives physiques : une obligation légale

La gestion et le classement des documents physiques sont une obligation légale. Et comme nous venons de le voir, la loi exige que les entreprises conservent leurs documents selon leur durée légale de conservation spécifique.

De ce fait, votre entreprise doit veiller à ce que les documents soient ordonnés, en bon état et surtout accessibles. Cela permet, en effet, de trouver facilement un document dont l’exploitation est nécessaire au bon fonctionnement de l’activité. Le classement et la sécurisation des documents constituent donc un enjeu vital pour votre entreprise.

Pour mener à bien cette opération, il est important de mettre en place un cadre sûr et efficace. L’objectif est d’avoir la possibilité de créer catégories hiérarchisées et  structurées.

Ainsi, chaque document classé doit être identifié, et placé à la bonne catégorie. Il y a donc de nombreux paramètres à prendre en compte pour que la gestion de vos archives soit parfaite.

Conseils et solutions : externaliser la gestion des archives physiques

Faire le tri et le classement de vos documents physiques à archiver n’est évidemment pas gagné d’avance. Cela doit s’appuyer sur de bonnes bases, puisque l’objectif principal est de les classer de façon durable, utile et efficace. Ainsi, quel que soit la quantité de documents produits par votre entreprise, il faut éviter de les laisser s’entasser.

C’est pourquoi il est toujours recommandé d’externaliser, en partie ou en totalité, la gestion des archives physiques. Faire appel à un prestataire spécialisé comme Everial, c’est l’assurance de pouvoir accéder rapidement aux documents recherchés. Cette accessibilité reste capitale puisque les données et informations requises doivent pouvoir être présentés lors d’une action en justice ou d’un contrôle de l’administration, par exemple.

En confiantla gestion de vos archives physiquesà un prestataire spécialisé, votre entreprise gagne du temps et économise de la place dans vos locaux. Ceci dit, vos équipes vont se focaliser uniquement sur leur activité principale. Ainsi votre entreprise sera plus productive.

Bref, l’externalisation de la gestion de vos archives vous déchargera d’une tâche généralement complexe, et qui exige une procédure de traitement documentaire efficace.

Archivage physique et archivage numérique : que choisir ?

De nombreuses entreprises s’interrogent aujourd’hui sur la meilleure solution pour conserver leurs documents. C’est tout à fait compréhensible, puisqu’il existe de nos jours deux possibilités : archivage physique et archivage numérique (électronique).

Mais il faut savoir que l’archivage exclusivement physique est davantage conseillé aux petites entreprises.  Pour ces dernières, la mise en place d’un système d’archivage et l’accessibilité des documents restent plus simples, car elles ont peu de documents papiers.

L’archivage électronique, quant à elle, est plutôt recommandé pour les moyennes et grandes entreprises ayant un flux de documents important. Par contre, cela ne signifie pas « zéro papier ». En effet,  les deux solutions sont complémentaires et peuvent cohabiter en entreprise, même si la numérisation de documents tend àse développer davantage actuellement.

Ainsi, au lieu de choisir entre archivage physique et archivage numérique, il peut être aussi plus intéressant dans certains cas d’opter pour une solution d’archivage mixte.

Dans tous les cas, quelle que soit la solution choisie, externaliser la gestion de vos archives est largement avantageuse pour votre entreprise. Seul un expert est en mesure de mettre en place une bonne stratégie qui tient compte de toutes les normes à respecter.

Le choix de la technique adaptée à votre entreprise est donc déterminant. Pour cela, un audit effectué par un spécialiste en la matière comme Everial est indispensable afin de voir la solution qui correspond à votre activité.

Ainsi, faire appel à un spécialiste de l’archivage professionnel et de la gestion électronique de documents ne sera que bénéfique pour votre entreprise.