Gestion Electronique de documents : conseils pour bien structurer et organiser ce système

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Gestion Electronique de documents : conseils pour bien structurer et organiser ce système

La gestion électronique de documents (GED) rassemble toutes les techniques permettant de gérer et d’organiser le cycle de vie d’un document, en vue d’en assurer la fluidité de circulation. Pour les entreprises, veiller à ce que chaque collaborateur puisse accéder facilement et rapidement aux documents constitue un enjeu majeur.

En revanche, il faudra mettre en place un système bien élaboré, car une GED mal organisée ou approximative ne fera qu’entraîner des difficultés. Seul un processus bien pensé fera gagner du temps et de l’argent à l’entreprise. Alors, voici nos conseils pour bien structurer votre système de GED et pour assurer un bon plan de classement.

GED mal structurée : quels risques ?

En termes de GED, l’une des premières erreurs à éviter serait d’élaborer un seul et unique plan de classement pour l’entreprise, alors que les besoins de chaque groupe d’utilisateurs peuvent varier d’un service à un autre. Avant la mise en place du système de GED, il est donc primordial de faire une étude préalable des différents usages, afin de déterminer les points communs et les spécificités des utilisateurs au sein de la structure.

Faire l’impasse sur cette étape d’analyse, c’est multiplier le risque d’un mauvais usage de l’outil par les collaborateurs. Ces derniers devraient automatiquement savoir où stocker leurs documents, grâce à une logique de stockage intuitive.

Lorsque les documents sont mal rangés et ainsi difficiles à trouver, c’est l’ensemble de l’entreprise qui risque de rencontrer des difficultés telles que :

  • Une perte de temps,
  • Une baisse de la productivité,
  • Des risques de doublons,
  • De la confusion et de la frustration du côté des utilisateurs,
  • Un problème de non-conformité aux obligations légales d’archivage,
  • Des difficultés à retrouver la version à jour d’un document,
  • Entre autres.

Au niveau de l’utilisateur, un document mal classé peut sembler banal, mais répliqué à l’ensemble d’une entreprise, cela peut se transformer en un véritable désordre. Ainsi, pour anticiper toute forme de confusion ou de désordre dans l’organisation de vos documents, il convient de structurer votre GED selon les différents besoins des collaborateurs.

Les meilleures façons de structurer sa GED

La structuration de sa GED implique un système de classement efficace qui permet de ranger les documents par catégorie. A travers des techniques et des règles de nommage préalablement définies dans un plan de classement, les documents devront être rangés selon une organisation logique. Du fait que ce processus est principalement conçu pour un usage quotidien au sein de l’entreprise,  tout le défi est de réussir à créer un espace favorisant une navigation intuitive. Pour cela, différentes approches s’offrent aux entreprises :

GED : structuration par dossiers

La première méthode consiste à organiser sa GED selon une arborescence avec des sous-dossiers en cascade. Cette approche a l’avantage d’être organisée de la même façon qu’un disque dur. Ainsi, les utilisateurs s’y habitueront facilement. Cette hiérarchisation logique et unique permet à chaque collaborateur d’appréhender la structure.  

Par contre, cette structuration à plusieurs niveaux, dans certains cas, pourrait être trop lourde et difficile. Devant la complexité de cette hiérarchisation et la disparité du nommage, les utilisateurs sont parfois tentés de mal classer les documents. Et cela risque d’entraîner les mêmes difficultés mentionnées précédemment : frustration, perte de temps et donc de productivité, etc.

Une autre limite à cette approche : selon le point de vue des utilisateurs, l’endroit idéal pour classer le fichier peut être différent sur l’arborescence. Parfois même, certains documents doivent se trouver légitimement à plusieurs endroits du plan de classement.

C’est dans ce sens qu’il est intéressant d’exploiter les capacités d’indexation d’un système de GED, en tirant avantage des métadonnées.

GED : structuration par métadonnées

Avec cette technique, les documents sont rassemblés au même endroit et catégorisés selon des paramètres préétablis. Une étape préalable doit permettre de créer une fiche d’indexation pour définir les différents types de documents existants.

Il s’agit donc d’une organisation qui offre la possibilité de retrouver rapidement les documents correspondants à des critères précis. Lorsqu’un document est relié à des métadonnées, il devient facile de l’attribuer des caractéristiques propres, selon le besoin et l’activité. Cette technique de structuration par métadonnées favorise une utilisation largement plus intuitive au quotidien.

Comme inconvénient, en revanche, elle ne permet pas d’avoir une vue d’ensemble du plan de classement. Pourtant, les utilisateurs ont généralement besoin d’avoir cette vision globale. Il serait ainsi mieux de combiner les deux approches mentionnées précédemment, et n’en garder que les avantages. Cette solution hybride permet de s’affranchir des inconvénients des deux techniques et d’avoir une structuration par dossiers, sous-dossiers, associée à un mode de recherche par métadonnées.

GED : les bonnes pratiques pour maintenir son plan de classement

Pour mieux organiser son système de GED de manière à maintenir son plan de classement, quelques bonnes pratiques devraient être adoptées. Il faudrait mettre en place au préalable des règles pour mieux classer et de façon homogène les documents, mais aussi pour éviter les problèmes de versioning. Par ailleurs, il serait mieux d’automatiser le process de classement. Ainsi, si certains contenus existent déjà, ou ne répondent pas aux règles déjà prédéfinies, l’administrateur sera informé par notification mail, et pourra évaluer la demande pour chercher la solution. De cette manière, l’utilisation devient intuitive.

Par contre, la mise en place d’une logique adaptée à l’ensemble des utilisateurs nécessite mûre réflexion et une étude au préalable.

Étant donné que l’organisation d’une entreprise évolue en permanence, il est toujours important de faire évoluer ses outils d’indexation et son plan de classement pour que la GED soit au goût du jour. Et pour que le système soit efficient, il doit toujours être paramétré selon l’activité et les besoins réels de l’entreprise.

Faire appel à un spécialiste de la GED

Un nombre accru d’entreprises se tournent vers la numérisation de documents, notamment à l’heure où la transition digitale est devenue un processus incontournable. En revanche, cette transformation est indissociable d’un système de GED bien élaboré pour automatiser la gestion des documents.  

Ainsi, en sollicitant l’accompagnement d’un expert externe pour la mise en place d’un système de gestion électronique de vos documents, votre entreprise profitera de tous les avantages que procure le processus : gain de temps, sécurisation des documents, réduction des coûts de traitements, etc.  Cela vous permet de gérer efficacement tout le cycle de vie des documents.

Alors, faites appel à EVERIAL Maurice pour la mise en place d’une GED réussie.