Gestion Electronique de Documents (GED) : pour améliorer la Gestion RH

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Gestion Electronique de Documents (GED) : pour améliorer la Gestion RH

De plus en plus d’entreprises initient aujourd’hui des projets de digitalisation de leurs processus RH. Cela se justifie notamment par la recherche d’agilité continue en matière de conservation et de gestion de documents RH, mais aussi en termes d’organisation de travail en général. Ainsi, un nombre accru de services RH font appel à des systèmes d’informations permettant de répondre à ces besoins vitaux.

Dans ce sens, la Gestion Electronique de Documents (GED) représente un enjeu de taille pour les entreprises qui veulent adopter une démarche de digitalisation pérenne et efficace.

GED RH : levier d’une digitalisation réussie

La GED fait partie des outils les plus utilisés pour accompagner une stratégie digitale. Pour que sa mise en place soit réussie, une réflexion globale est en revanche nécessaire pour déterminer préalablement les objectifs et les résultats attendus pour une organisation.

Ainsi, cet outil peut être défini comme un procédé visant à dématérialiser, organiser et diffuser les documents en fonction de leurs natures et leurs thématiques. La Gestion Electronique de Documents (GED) a donc pour objectif de structurer la base documentaire d’une organisation, afin de faciliter l’accès et la recherche d’informations. Ce processus peut évidemment s’appliquer à de nombreux domaines, mais ici nous nous focalisons sur la dimension RH.  D’ailleurs, le contexte mondial actuel constitue un facteur favorisant le recours à la dématérialisation. Ce qui explique le fait que de plus en plus d’organisations sollicitent la mise en place d’un système de GED RH au sein de leur structure.

Bon nombre de dirigeants d’entreprises affirment que l’automatisation des processus documentaires est désormais un enjeu prioritaire pour eux. C’est tout à fait logique, puisque le changement qui s’opère aujourd’hui dans l’organisation du travail nous incite à repenser le mode d’accès et de partage des informations RH. Tout cela sans parler de l’incertitude liée au contexte actuel où le travail à distance est de plus en plus développé.

Ainsi, pour une entreprise de plus en plus décentralisée, la Gestion Electronique de Documents peut se présenter comme un vrai levier pour sa stratégie digitale. Dans tous les cas, la base documentaire RH est régie par des principes de confidentialité et de conservation spécifiques.

Ce procédé est indispensable, car il offre aux entreprises d’aujourd’hui la possibilité de proposer à leurs collaborateurs de nouveaux processus plus innovants, pratiques et sécurisés. Ceci dit, la GED est l’un des outils à disposition des organisations pour mener à bien leur transformation numérique.

L’enjeu de la GED pour la gestion d’entreprise

Adopter une démarche de Gestion Electronique de Documents présente de nombreux avantages pour les services RH :

Rappelons avant tout qu’au sein d’une entreprise, une bonne partie des documents RH doit respecter des durées de conservation légales, notamment ceux à valeur probante. Et voilà un des enjeux essentiels du processus : assurer la conformité en matière de conservation de documents dans un espace sécurisé. Ainsi, le système de GED envisagé doit correspondre non seulement aux pratiques de l’entreprise, mais aussi aux critères légaux.

Une GED bien élaborée permet de gagner en productivité, puisqu’elle réduit le temps de recherche de documents RH. Les acteurs de l’entreprise pourront chercher ces derniers selon différents paramètres : la thématique, leur importance, la fréquence de consultation émanant des collaborateurs, etc.

A l’heure où l’expérience utilisateur est un facteur déterminant de fidélisation et d’engagement, l’adoption d’une Gestion Electronique de Documents peut améliorer la façon dont les collaborateurs perçoivent l’accès et la diffusion de l’information. Tout cela permet de consolider le lien entre collaborateurs, managers et Direction RH, ce qui est particulièrement indispensable dans ce contexte où le télétravail tend à se généraliser.

Comment mettre en place une GED efficace ?

Comme nous l’avons expliqué, l’adoption d’une Gestion Electronique de Documents nécessite une réflexion, une concertation et surtout une anticipation. Oui, mais comment ?

Dans un premier temps, il convient de procéder à un état des lieux des documents concernés. Il faudrait ensuite les cartographier selon les critères légaux et propres à l’entreprise, afin d’élaborer le plan de classement et les modalités d’accès. La sélection des documents se fait en fonction de leur caractère confidentiel, individuel, stratégique et bien d’autres encore.

Au-delà de cet examen minutieux des documents, il est également indispensable de mettre en place un groupe de travail pour réfléchir sur les acteurs concernés et leurs rôles dans l’utilisation de la GED. Dans ce sens, l’utilisateur final doit toujours se trouver au centre de la réflexion lors de la démarche. C’est un facteur clé de succès dans la mise en place du processus.

Recourir à un prestataire spécialisé

Aujourd’hui, un nombre croissant d’entreprises basculent progressivement vers la transformation digitale. Il s’agit d’ailleurs d’une démarche inéluctable, d’où l’importance de mettre en place d’un système de GED  efficace et adapté pour mieux organiser la gestion des documents. Mais le succès d’un tel projet ne va pas de soi et nécessite une méthodologie, des moyens techniques et des compétences humaines. De ce fait, confier la Gestion Electronique de Documents à un prestataire spécialisé reste la meilleure option pour s’assurer que votre entreprise profitera pleinement de tous les avantages du processus. Celui-ci vous permet de :

  • Gagner du temps dans la recherche des documents, ce qui augmente la productivité.
  • Réduire les coûts de traitement des documents et l’utilisation de consommables : papiers, encre, papiers, etc.
  • Assurer la sécurité des documents : l’accès est mieux contrôlé.
  • Centraliser les données et faciliter le suivi.

Ainsi, pour réussir la mise en place de votre projet GED,  confiez-vous à notre équipe d’experts chez Everial. Nous sommes à vos côtés pour vous accompagner dans votre projet, non seulement en matière de Gestion Electronique de Documents, mais aussi d’archivage professionnel et de numérisation de documents.