Les enjeux de l’archivage numérique au sein des entreprises

everial_archivage_numerique

Les enjeux de l’archivage numérique au sein des entreprises

L’archivage numérique est un processus incontournable dans la transition digitale des entreprises d’aujourd’hui. C’est d’ailleurs l’une des préoccupations majeures des organisations de tout genre depuis quelques années maintenant.

Mais malgré les avantages que présente ce système, certaines entreprises semblent encore hésiter si elles devraient réellement passer par l’archivage électronique. Quoi qu’il en soit, les spécialistes s’accordent à dire que ce processus est un passage obligé pour une transformation digitale réussie. Nous vous expliquons ce qu’il faut savoir sur ce sujet.

Archivage numérique, GED, numérisation : à ne pas confondre

Il est avant tout important de comprendre la différence entre numérisation,  dématérialisation, gestion électronique de documents et archivage numérique.

La numérisation peut être définie comme un procédé qui consiste à transformer un document original au format papier en copie numérique. La dématérialisation, quant à elle, est davantage un processus complet de transformation digitale. Et c’est au bout de cette chaîne du procédé de dématérialisation de documents que se trouve l’archivage numérique (ou électronique).

Mais attention surtout à ne pas confondre gestion électronique de documents et archivage numérique. La GED permet plutôt d’organiser et de partager des contenus numériques modifiables et vivants, alors que l’archivage électronique consiste à conserver des documents horodatés, figés dont les auteurs sont bien identifiés.

L’archivage numérique comprend, en effet, toutes les actions permettant de rassembler, classer, conserver et protéger des documents numériques dans un espace sécurisé et conforme aux normes en vigueur. Une fois archivés, ces documents sont accessibles à tout moment par leurs utilisateurs, pour preuve en cas de contentieux, ou pour consultation. Leur intégrité et leur origine sont donc garanties. Rappelons par ailleurs que la durée de conservation d’un document varie en fonction des délais légaux associés et de sa nature. 

Une dématérialisation encadrée par la loi

Le processus complet de dématérialisation est désormais possible grâce à l’évolution de la législation. C’est le cas depuis que la notion d’ « écrit électronique » a été introduite en Droit. De ce fait, il est dorénavant tout à fait légal d’utiliser des documents purement numériques.

Bien évidemment, leur utilisation exige le respect des principes fondamentaux  tels que :

  • Le rattachement du document à la personne morale ou physique concernée
  • Une date précise et « certaine »
  • L’intégrité de la conservation des documents pendant la durée légale d’archivage.

Ainsi, les entreprises peuvent désormais se baser sur des processus totalement dématérialisés qui respectent la législation en vigueur. Cela permet de garantir la fiabilité des documents, contrairement au format papier qui est plus facile à falsifier. La dématérialisation exige par contre le respect des conditions fondamentales de conservation et d’archivage.

Archivage numérique comme solution pour les entreprises

Étant donné que les documents numérisés sont désormais recevables juridiquement, il est donc possible de les archiver sans qu’ils ne perdent leur valeur probante. Les entreprises peuvent bien se débarrasser de la version papier, à condition, bien sûr, que le cadre législatif soit respecté (durée de conservation, etc.)

L’archivage numérique permet de conserver les documents numériques qui proviennent de :

  • logiciel sur une tablette : bons de commande, contrats ou souscriptions clients, etc.
  • logiciel de gestion : CRM pour les commandes clients, contrats, comptabilité, bons de livraison, etc.
  • Smartphone : pour des bons de livraisons, etc.
  • Etc.

Sachez néanmoins que l’archivage numérique à valeur probante n’est pas réductible à un stockage passif. En effet, ce système consiste aussi et surtout à contrôler, vérifier et préserver  l’intégrité, la disponibilité et la lisibilité des documents. Il faut s’assurer constamment de leur recevabilité juridique.

Les bonnes raisons de se tourner vers l’archivage numérique

L’archivage numérique est nécessaire principalement pour des raisons administratives, patrimoniales et probantes.

Ainsi, ce système permet avant tout de faciliter l’accessibilité des documents. Il aide à retrouver très rapidement les informations dont vous avez besoin dans la gestion courante d’un service. Grâce à l’archivage numérique, il est donc possible d’accéder plus facilement et à tout moment à des documents utiles. Ce processus est également un très bon moyen de satisfaire à la demande d’une administration (inspection du travail, fisc, etc.).

L’archivage numérique permet de satisfaire aux obligations légales de conservation des documents pendant toute la durée légale. Il faut savoir, en effet, que les écrits numériques sont soumis aux mêmes obligations légales de conservation que les formats papiers pour les mêmes durées. Ainsi, ils doivent également être conservés de façon à ce que l’intégrité soit garantie pendant la durée des obligations légales.

Par ailleurs, archiver c’est aussi protéger ses droits, puisqu’ainsi vous serez en mesure de produire des documents à valeur probante. Votre entreprise ou organisation sera capable d’apporter la preuve des engagements et de l’exécution de ses obligations (auprès des clients, actionnaires, salariés, etc.). Il s’agit aussi de la capacité de disposer des documents électroniques juridiquement recevables pour se défendre en cas de litige judiciaire ou administratif.

Enfin, faire de l’archivage c’est préserver la pérennité de son entreprise, à savoir, son patrimoine, sa mémoire, son savoir-faire, etc. Bien sûr, il s’agit également de disposer des documents nécessaires aux actions opérationnelles ou à la prise de décision au sein de l’entreprise (marketing, vente, etc.). L’archivage numérique vous permet aussi de redémarrer votre activité dans de bonnes conditions, même après un sinistre.

Faire appel à un expert externe de l’archivage option idéale

Étant donné que la mise en place de ce système requiert une méthodologie, des outils et des compétences humaines, le recours à un prestataire spécialisé est toujours l’idéal. Faire appel à un expert externe de l’archivage reste le moyen le plus sûr de rester en conformité avec les obligations légales.

Avec l’outsourcing, chaque entreprise a évidemment le choix entre l’externalisation partielle ou totale de leurs archives selon ses besoins. Dans tous les cas, un prestataire spécialisé peut assurer la prise en charge de l’archivage, la sauvegarde et l’actualisation des documents.

C’est pour cette raison qu’Everial, spécialisé dans la GED, la Numérisation de document et l’archivage, se donne la mission de vous accompagner dans ce processus. Forts de nos nombreuses années d’expérience dans l’archivage physique/numérique et de la dématérialisation, notre équipe est à votre disposition.