Archivage physique et archivage numérique : lequel est le plus intéressant ?

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Archivage physique et archivage numérique : lequel est le plus intéressant ?

L’archivage des documents liés à la vie d’une entreprise fait partie intégrante des facteurs qui influencent le succès de celle-ci. Cette conservation des documents étant une obligation légale, il est capital de s’y conformer.  

S’il y a quelques années, le stockage des documents professionnels ne présentait pas de difficultés  majeures quant à la solution à adopter, le contexte est aujourd’hui totalement différent. Désormais, entre archivage numérique et archivage physique, de nombreuses entreprises se demandent lequel serait l’idéal. Il s’agit d’un choix délicat qui ne doit pas se faire au hasard, car la solution appropriée varie d’une entreprise à une autre. Alors, quelle solution choisir ? Voici nos explications et conseils.

Archivage physique : idéal pour les PME

Il est d’abord important de rappeler que la loi exige aux entreprises de conserver certains documents pendant une durée bien précise. Les documents ainsi stockés pourront servir de preuve auprès d’une instance judiciaire en cas de litiges, ou devant une administration en cas de contrôle.

Avec l’avènement du numérique, l’archivage physique est dorénavant qualifié de solution traditionnelle, sans rien perdre de sa valeur et de sa pertinence. C’est d’ailleurs la méthode que les entreprises ont adoptée pendant longtemps, les documents papiers étant les seuls à faire foi avant l’ère du digital.

L’archivage physique consiste en effet à sélectionner les documents physiques qui doivent être conservés, pour ensuite les ranger de façon à ce que les utilisateurs puissent les retrouver facilement au besoin. Une fois classés, ces documents peuvent être alors stockés au sein de la structure en question ou, encore mieux, au sein d’un espace de conservation extérieur.

Dans tous les cas, il faut savoir que l’archivage physique est généralement recommandé aux Petites et Moyennes Entreprises (PME). Ayant peu de documents papiers dans leurs locaux pour assurer la gestion, les PME n’auront pas de difficultés majeures quant à la mise en place d’un processus d’archivage physique. Toutefois, afin de déterminer l’option idéale pour une entreprise, il est toujours mieux de faire appel à l’accompagnement d’un prestataire spécialisé comme EVERIAL.

Archivage numérique : conseillé pour les grandes entreprises

A l’heure où tout est digitalisé, les documents numériques ont désormais la même valeur que les documents physiques. Par conséquent, l’archivage électronique est venu tout naturellement concurrencer l’archivage physique. Pour les moyennes et grandes entreprises, c’est évidemment la solution la plus pratique, vu le flux important de documents dont elles disposent. Cette technique est un moyen permettant un stockage à long terme des documents numériques sur un espace bien sécurisé.

En effet, l’archivage numérique présente de nombreux avantages dont le gain d’espace et de temps. Ce processus nécessite, en revanche, une stratégie mûrement réfléchie et en amont, avec une étude technique qui tient compte de tous les paramètres clés :

  • L’activité et la taille de l’entreprise,
  • Les normes à respecter en matière d’archivage,
  • Les ressources matérielles et humaines de l’entreprise,
  • Les besoins spécifiques de l’entreprise,
  • Entre autres.

C’est pourquoi il est toujours conseillé de recourir à un expert en la matière comme EVERIAL qui dispose d’une équipe complète et expérimentée.

Archivage mixte : solution recommandée

Si l’option à privilégier dépend, entre autres, de la taille de l’entreprise concernée, il faut savoir toutefois qu’une autre solution peut être aussi envisagée : l’archivage mixte. Ainsi, au lieu de choisir entre archivage physique et archivage électronique, pourquoi ne pas penser à cette option. Il s’agit donc d’un système permettant de gérer à la fois un flux de documents numériques et un flux de documents physiques.  

Face aux nombreux avantages qu’il présente, l’archivage mixte est aujourd’hui sollicité par un nombre accru d’entreprises. Parmi elles, on retrouve par exemple des sociétés d’assurance, où la production de documents est à la fois dématérialisée et physique. Ainsi, pour certaines structures, la combinaison des deux techniques reste la solution la plus adaptée pour que sa gestion soit optimale.

Ceci dit, choisir entre archivage physique et archivage numérique est une étape délicate qui peut parfois aboutir à l’archivage mixte. Seul un audit réalisé par un expert en la matière permettra d’être certain quant à la technique appropriée à votre activité et vos besoins spécifiques.

L’externalisation, pour la bonne gestion de son archivage

Quelle que soit la solution choisie, le recours à un prestataire spécialisé est toujours recommandé. C’est même la meilleure option, car la mise en place d’un système d’archivage professionnel requiert une étude préalable avec une méthodologie adaptée, des matériels de qualité et des compétences humaines. Et bien entendu, faire appel à un spécialiste de l’archivage reste aussi le moyen le plus sûr d’être en conformité avec les obligations légales.

Mais chaque entreprise a bien sûr le choix entre l’externalisation partielle ou totale de ses archives selon ses besoins. Tout dépend de leur priorité, de leur besoin et leur budget. Dans tous les cas, un expert est toujours en mesure d’apporter ses conseils et prendre en charge l’archivage de vos documents d’entreprise.

C’est pourquoi EVERIAL Maurice, spécialisé dans numérisation de documents, la GED, et l’archivage numérique/physique propose de vous accompagner dans ce processus. Fort de son expérience dans le domaine, notre équipe se met à votre service pour vous assurer une transformation digitale réussie. Alors, n’hésitez pas à nous contacter, nous verrons ensemble comment réaliser votre projet.