12 Juil Archivage physique de documents : comment réussir ce processus ?
À l’heure où tout est digitalisé au sein des entreprises, les clients exigent plus de rapidité et de réactivité. Ainsi, il faut donc être en mesure de répondre avec agilité.
De ce fait, la recherche de documents ne doit pas être compliquée ni compromettre la productivité de l’entreprise. Cette dernière a tout intérêt à mettre en place un système d’archivage de documents de manière professionnelle. Mais pour réussir ce processus, il faut évidemment de la préparation, de l’organisation et de la rigueur.
Une fois que la solution d’archivage physique est en place, il faut assurer sa bonne gestion. Et cela nécessite la maîtrise du cycle de vie des documents archivés. Tout le succès du processus en dépend. Alors, voici quelques explications et conseils utiles pour réussir votre archivage.
Le cycle de vie des archives physiques
Afin de garantir le bon fonctionnement de son activité, l’entreprise en question doit optimiser la gestion de ses documents. Pour cette raison, elle doit bien maîtriser le cycle de vie des archives d’entreprise. Cela permet de réduire les coûts liés à l’archivage, mais aussi et surtout de prouver la véracité et l’authenticité des documents juridiques, comptables, sociaux, en cas de contrôle ou de litige.
Pour rappel, le cycle de vie des archives correspond à la théorie des « 3 âges » qui distingue trois catégories de documents selon l’usage qu’on en fait :
- Les archives courantes : les documents utilisés au quotidien pour assurer la gestion des affaires courantes de l’entreprise et les prises de décisions au quotidien.
- Les archives intermédiaires : les documents qui n’ont plus d’utilité courante, mais qui doivent être conservés, afin d’assurer la justification des obligations et des droits, en cas de contrôle ou autres raisons légales, fiscales ou administrative
- Les archives définitives : à la fin de leur utilité administrative, les documents sont, soit détruits, soit conservés de manière définitive afin d’assurer la sauvegarde du patrimoine et l’histoire de l’entreprise.
Ainsi, le traitement des archives est déterminant pour la pérennité de l’entreprise. Par contre, sa bonne gestion n’est pas le fait du hasard.
Pour une gestion efficace des archives
La mise en place d’un système efficace d’archivage présente de nombreux avantages pour les entreprises. Ce procédé permet avant tout de conserver les documents dans les meilleures conditions et dans le total respect des durées légales de conservation. Grâce à l’archivage professionnel, les documents importants sont facilement trouvables et accessibles.
La bonne gestion des archives à travers un système d’archivage assure aussi la traçabilité des documents, et facilite ainsi la constitution de preuve en cas de litige, par exemple.
Ce procédé offre également la possibilité de produire des documents authentiques et fiables et donc exploitables. A cela s’ajoute le gain de temps considérable puisque les recherches sont plus faciles et plus rapides.
Les étapes clés de l’archivage
Pour tout projet d’archivage, il est primordial de réfléchir mûrement et en amont afin que sa mise en place et sa gestion soient réussies. Cela nécessite parfois jusqu’à plusieurs mois de réflexion avant de commencer, et requiert l’intervention de toute une équipe d’experts.
C’est la raison pour laquelle la charte d’archivage doit être établie lors du projet. Il s’agit du document qui définit les contraintes techniques, organisationnelles et légales à suivre afin d’opérer des choix pertinents pour atteindre les objectifs.
La préparation de la mise en place d’un système d’archivage passe par différentes étapes :
- Identification et description de toutes les activités de l’entreprise
- Définition des missions de chaque service
- Établissement d’une liste de tous les documents à archiver, à catégoriser selon un plan de classement.
- Triage et sélection des documents à traiter selon la réglementation en vigueur (durées de conservation légales)
- Élaboration des règles d’accessibilité aux dossiers sensibles et qui exigent une plus grande confidentialité.
- Mise en œuvre d’une politique de gestion permettant de coordonner les services entre eux, en adoptant une démarche qualité.
Lorsque le système d’archivage repose sur ces étapes, les documents restent fiables, accessibles, intègres et exploitables.
Externaliser l’archivage physique de documents
Du fait que la mise en place et la gestion d’un système d’archivage exige une méthodologie, des outils et des compétences humaines, rien ne doit être laissé au hasard. Dans tous les cas, un bon système d’archivage professionnel doit permettre également de maîtriser les risques éventuels tels que des documents importants non archivés, éliminés trop tôt ou introuvables.
Pour cette raison, il est vivement recommandé de faire appel à un prestataire expert en la matière. Cette externalisation de l’archivage se présente comme une solution sûre et efficace pour conserver et gérer les documents. Confier ses archives à un spécialiste de l’archivage comporte de nombreux avantages aussi bien sur le plan économique qu’en matière de sécurisation des documents.
Alors, pensez à archiver vos documents dès maintenant, car tout commence lorsque votre entreprise reconnaît la nécessité de recourir à ce processus. Ainsi, notre équipe chez Everial Maurice est à votre disposition pour tous vos projets d’archivage physique ou numérique, mais aussi de GED et de numérisation de documents.